100人以上のマイナンバー管理に便利なクラウドサービス | 東京IT新聞

100人以上のマイナンバー管理に便利なクラウドサービス

コンシューマー サービス

 給与計算ソフトを中心に、エンタープライズ系のクラウドサービスを提供するスマイルワークスは、従業員やその扶養家族の個人番号(マイナンバー)の収集から、保管、利用、提供までをクラウドで対応できるマイナンバー収集管理サービス「ClearWorks マイナンバーワークス」を提供中だ。

 ようやくマイナンバーの通知カードが届き始め、そろそろ企業も本腰で対応を始める時期に来ている。その際に最初の関門となるのが、従業員やその扶養家族のマイナンバー収集だ。マイナンバーの収集にはいくつかの方法があるが、紙で運用・管理するとなると、どうしても作業が煩雑になってしまう。またマイナンバーを取り扱う作業区域も別に設けなければならず、本人確認の作業も大変だ。

 マイナンバー収集後も自社に保管し管理することになれば面倒だ。マイナンバーが保存されているPCを安全な場所(鍵のかかるロッカーなど)に保管し、担当者以外が見られないようにする必要がある。従業員の源泉徴収票や、仕事の発注先である個人事業主に支払調書を発行するときは、マイナンバーの記載が求められる。その際にはマイナンバーの利用履歴も記載しておかなければならない。

 もちろん、従業員数が数人から十数人程度であれば、それでも何とか紙で運用できるかもしれない。しかし管理対象者が100人近くになったり、アルバイトや個人事業主に仕事を発注している企業では、手に負えなくなるだろう。そこで担当者に無駄な負担をかけず、効率的かつ安全に個人番号を収集し、管理できる方法として注目されているのがクラウドサービスだ。

■マイナンバー収集の際に、担当者の負担を減らす自己登録機能を採用
 スマイルワークスでは、マイナンバー収集時に、紙もメールも表計算ソフトも使わず、セキュリティの高い個人番号収集と利用履歴管理をクラウド上で実現している。それが冒頭で触れた「ClearWorks マイナンバーワークス」(以下、マイナンバーワークス)だ。

 マイナンバーワークスでは、マイナンバー収集の際に従業員やアルバイトなどが直接データセンター上にログインし、システムに情報を登録できる「自己登録機能」を採用している【写真2】。これにより管理者は自身の手でマイナンバーを集める必要もなくなる。収集されるのを待ち、もし提出が滞っている従業員にはメールで提出するように通知すればよい。

 どうしてもクラウドはセキュリティが心配という向きもあるが、逆にローカルにデータ保存されているほうが漏えいリスクが高いという見方もある。なぜならば、もともとデータセンターは堅牢なセキュリティ対策が施されており、IDSやIPSといった侵入検知・防御システムなどにより、攻撃者をブロックし、特定できるからだ。攻撃者からすれば、セキュリティの甘いところを狙うほうが成功の確率が高い。そのため、わざわざ難易度の高いデータセンターにハッキングすることはしないだろう。

 実際にネットを介してデータを送る際には、通信経路は暗号化されており、さらにデータセンターに保存されるマイナンバー関連の特定個人情報も暗号化されて保存される。そのため、万が一データを不正に持ち出されても、データ自体は他人に漏えいすることはないだろう。このほかデータセンターは24時間365日専門家による監視体制が施されているし、何かあっても冗長構成によってデータのバクアップも万全だ。

■12月末までのキャンペーン期間中は、一人当たり50円という超破格料金で提供
 マイナンバーワークスを使う際には、マイナンバー管理担当者に「マイナンバー専用の特別権限」も付与できる。この権限者だけが、特定個人情報の管理が行え、各従業員のマイナンバー登録状況を一覧表【写真3】で把握することが可能だ(社長やシステム管理者であっても、特別権限がなければ特定個人情報を閲覧できない)。

 さらに画面上では、マイナンバーがすべて「伏せ字」になっているため、運用上は管理者も通常ではマイナンバーが見ることができない仕組みだ。もし誰かに画面を覗かれたり、携帯やスマートフォンなどで撮影されても、マイナンバーが漏えいするようなことはないという念の入れようだ。

 普段の運用上では、通常印刷でもマイナンバーは印字されずに出力できるため、事務担当者が紙の書類でチェックが行える。もちろん最終的に行政手続きに提出する帳票でマイナンバーを印字したい場合には、出力設定を行えば印刷される形だ。

 さらに、マイナンバーに関連するすべての操作履歴などを自動的に記録できる機能もあるため、マイナンバーに関する「取得」から、「保管」「利用」「提供」までの各プロセスにおいて、あらゆる操作履歴が確実に保存される。紙による管理のように頻繁に履歴を記載する必要がないため手間が省け、何かあった場合のエビデンスも残る【写真4】。

 そしてマイナンバーワークスの最大のメリットは料金が安いことだ。そもそもマイナンバー対策にはコストがかかるため、どうしても企業側も後ろ向きになりがちだ。特に中小企業では、一人あたり3000円~4000円程度の予算が精一杯という実情もある。そこでクラウドワークスでは、中小企業に優しい料金を設定している。初期費用が1万円で、管理者ID×2と、自己登録ID×30で3000円だ。

 つまり30人以下の従業員の場合は、月々3000円で事が足りることになる。さらに人数が多い場合は、5ユーザーごとに500円(1ユーザー100円)で追加できる。また本人確認書類の画像保管用クラウドストレージ「SECURE FOLDER」(1GB)も併せて提供している。これならば100人の従業員でも1万円ちょっとの料金で済み、かなり現実的な選択肢になるはずだ。なお、同社では12月末まで半額キャンペーンを実施しており、初期費5000円、月額1500円という料金を設定している。

 同社では、以前より給与計算用の「給与ワークス」も提供しており、「給与計算」「賞与計算」「年末調整」「算定基礎届」「月額変更届」など各種の給与計算機能をサポートしている。ただし、マイナンバーワークスでは給与計算機能を使う権限はなく、マイナンバー管理機能に特化したものとなっている。

 そこで、マイナンバーワークスを申込んだユーザーが将来的に給与計算業務も併せて行う際には、給与ワークスへのアップグレードにも対応している。いずれにしても、クラウドでマイナンバーの管理を考えている企業にとって、マイナンバーワークスは検討対象になりえるソリューションではないだろうか。
《井上猛雄》

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