【マイナンバー】Q&A / 株主から取得の必要はある? | 東京IT新聞

【マイナンバー】Q&A / 株主から取得の必要はある?

エンタープライズ 経営

 10月5日、ついにスタートしたマイナンバー制度。同月中旬からは、全国各地でマイナンバー通知カードの配達が開始されるなど、国民の手に渡りはじめている。

 ただ、マイナンバー制度に関する具体的な内容への理解や認識については、まだまだ浸透していないのも事実だ。そこで本コラムでは、制度に詳しい専門家が素朴な疑問に対して回答。今回は、公認会計士・税理士の森滋昭氏が解説する。

[質問]
・株主からマイナンバー取得の必要はあるのか?

[回答&解説]
 マイナンバー制度導入後、従業員からマイナンバーを取得しますが、実は、会社の個人株主からも、マイナンバーを取得する必要があります。

 会社が配当をすると、支払調書を税務署に提出しますが、この支払調書に株主のマイナンバーを記載する必要があるためです。

 ただし、株主の場合は、支払調書の提出時期や、マイナンバーの記載要件など、さまざまな点で従業員とは異なるため、具体的なポイントを見ていきましょう。

■配当について

 まず、はじめに、一般的な株式配当の流れを確認します。

(1)配当の決議

決算期末後に、定時株主総会で配当の決議を行います。

(2)配当の支払い

株主総会の配当決議を受けて、株主に送金し配当を行います。

(3)支払調書の提出

 支払確定日(または支払った日)から1ヶ月以内に、支払調書と支払調書合計表を、税務署に提出します。ただし、年1回の支払いで、配当金額が10万円以下の場合、支払調書の提出は省略できます(正確には、「配当金額 ≦ 10万円 × 配当の計算期間の月数 / 12」の場合に提出不要)。

(4)納付

 配当の支払時に源泉徴収をした源泉所得税を、支払った月の翌月10日までに納付します。決算期末後の定時株主総会での配当を例にしましたが、期の途中でも中間配当のように配当することができます。今回、マイナンバー制度の導入により、2016年1月以降に支払った配当については、支払調書に個人株主のマイナンバーを記載しなければなりません。

■どのようにマイナンバーを取得し、いつから記載するか

 個人株主からのマイナンバーの取得と、支払調書への記載時期は、ケースに応じて変わってきます。

(1)マイナンバーの取得方法

 通常、従業員のマイナンバーは会社が直接本人に依頼をして入手します。しかし、上場会社などは、会社の代わりに証券保管振替機構や株式名簿管理人がマイナンバーを取得します。

 この「証券保管振替機構」(通称、「保振(ほふり)」といいます)とは、株式等振替制度という制度により、上場企業の株式の売買を管理する特別な機関です。マイナンバーは、証券会社を通じて証券保管振替機構が入手します。

 また、通常は信託会社などが「株主名簿管理人」として、株主名簿の管理や株主に関するその他の事務を取り扱います。非上場企業であっても、株主が多数いる会社の場合、株主名簿管理人に事務を委託していることがあります。

これら証券保管振替機構や株主名簿管理人がいる場合には、
・マイナンバーの取得と保管
・税務署への支払調書の提出
を、会社に代わって行います。

(2)マイナンバーの記載時期

 2016年1月以降に支払った配当については、支払調書にマイナンバーを記載する必要があります。ただし、既存の株主については、マイナンバー記載の猶予規定が設けられています。

 具体的には、2015年12月31日時点で株主であったもののうち、氏名及び住所を告知している場合は、支払調書へのマイナンバーの記載について3年間の猶予期間が設けられています。

 なお、2016年1月以降に株主となったものについては、株主となった時に氏名・住所およびマイナンバーを告知する義務がありますので、3年間の猶予はありませんので、ご注意ください。

■マイナンバーを入手できない時、どうするか?

 マイナンバーの取得は、個人株主についても、会社が本人確認を行い入手します。一方、マイナンバーの提出義務があるにもかかわらず、個人株主と日常的な面識がないような場合、株主がマイナンバーを提出してこないことも想定されます。

 例えば、当初は、社員や取引先などが株主となっていても、その後、相続などにより会社と関係のない方が株主となる場合もあります。このような場合、マイナンバーの取得どころか、株主と連絡を取ること自体難しくなることも予想されます。

 マイナンバーを入手できない場合、支払調書に記載することができませんが、会社は、マイナンバーを取得するために努力したことを記録に残し、単なる義務違反ではないことを明らかにしておくことが必要です。

■特殊な配当である、みなし配当の場合はどうするか?

 通常の金銭の配当とは別に、「みなし配当」という特殊な配当があります。みなし配当とは、例えば、自己株式を買い取った場合、実質的には、株式を買い取ることで利益配当を行っているのと同様の効果があるため、税務上、みなし配当として源泉徴収をします。

 みなし配当には、自己株式の買取以外にも、減資や合併など特別なケースが該当します。また、みなし配当についても、通常の配当と同様に支払調書を税務署へ提出し、個人株主についてはマイナンバーを記載することが必要ですが、みなし配当については、マイナンバーの記載を3年間猶予することとされています。

●筆者プロフィール
森 滋昭(もり・しげあき):公認会計士・税理士(東京都)。会社設立や創業融資のサポートを中心に、成長した企業の管理会計の構築支援なども行う。昨年、東京マラソンに出場したので、今年は水泳にチャレンジ中。

【Q&A】株主からマイナンバー取得の必要はある?

《森 滋昭》

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