「CMS導入と運用の勘どころ」 ITコーディネータ 小林邦人氏に聞く。「5W1H」押さえ当初の目的を明確に

　コンテンツの膨大・複雑化により、効率的なコンテンツ管理の必要性から、CMSの重要度が高まっている。Webサイト構築のみならず、ECMとして、企業に散在するコンテンツを効果的に運用・管理、配信するには――。CMSによるWebサイトの構築、運営支援などを手掛ける有限会社アウトライヴの小林邦人代表取締役に、ITコーディネータの立場から、CMS導入・運用の留意点や活用法などを聞いた。

「常に狙った目的に対しての結果を把握し、ブラッシュアップを図っていかなければ、目的が構築で終始し、利用にまで繋がらなくなってしまいます」と話す小林邦人氏

―CMS導入のチェックポイントを教えて下さい

　導入には大きく2つの場面があります。社外へコンテンツを配信するために用いる「外向き」のケースと、社内のコンテンツを統括するために用いる「内向き」のケースです。まずは導入目的を明確にする必要があります。開始段階でいわゆる「5W1H」を押さえておかないと、後々で元々の目的を見失い、錯綜してしまいます。

―外向きに導入する際の注意点は

　自社の強みをクリアにしておくことが大切です。理解しておきたいのは、CMSは単純にWebサイト制作のためのツールではない、という点です。投資対効果の観点から、強みを的確に掴んだ配信によって、利益へと繋げる発想が求められます。

―内向きのケースではどうでしょうか

　ポイントは2つ。ひとつは社内に散在する情報をいかに集めるか、もうひとつはメンテナンスです。CMS運用のプロジェクト管理の体制を整え、収集した情報のメンテナンスをどのように行なうか、あらかじめ決めておくことが重要です。

―CMS活用法について

　内向きの面では、社内文書や規程、顧客情報の共有化、コミュニケーションツールとしてなどが挙げられます。形式もイントラサイトやブログ、SNSなど様々で、非定型情報部分への活用が多いです。外向きの面でもCMSは多様な業種業態で用途に併せて柔軟に活用できます。

―CMS活用の利点にどういうことがありますか

　CMSの長所はコンテンツを自由に差替えられ、PDCAサイクルが回しやすい点です。そのための強化さえ行なえば、資産として無駄にはなりません。逆に、情報を更新していかないと、価値は薄れてしまいます。

―効果的運用のポイントについて

　外向きのケースでは特に情報鮮度が大事になります。セグメント化やカテゴライズを図り、目的を明確に反映したWebサイトに仕立てなければなりません。一方、内向きの場面では、内向きであってもPDCAが必要である旨を理解しておくこと。その意味で、効果測定にはアクセス解析が有効です。活用シーンによっては携帯電話からのアクセスも考える必要があります。

―企業でCMSを定着させるには

　内外向きに関わらず、業務の棚卸しは行なった方が良いですね。情報を全て洗い出し、「合意形成」の意識を持つこと。運用を開始しても、狙いから外れて腐ってしまい、利用されなくなる例は多いです。担当者だけでなく、トップから現場まで、皆が納得した上で形作っていくべきでしょう。