直観的で分かりやすい画期的な文書管理システム

　内部統制以前から企業にとって文書管理は重要な問題として挙げられてきたが、実際管理徹底できているか、と問うてみれば多くの企業担当者は頭を垂れるに違いない。内部統制において文書管理は肝であり、企業にとって生命線。知識を残すということは、文書を残すということ。文書管理がつまり企業の資産管理とイコールになると言ってよい。定年で辞めていく団塊の世代の知恵と知識を管理することは企業生命に関わる問題だ。

　そこで、今、注目されている画期的な文書管理システムがある。業務の効率化と内部統制を支援するための文書管理システムが、TDSI（東興ドキュメントソリューションズ株式会社）の「Wise Viewer（ワイズ・ビューワー）」。「賢い閲覧者」と名づけられた本製品は、業務プロセスを文書を軸とするワークフローで可視化し、保存されている文書を多角的に利用するシステムだ。同じ文書であっても、所属している部署のチーム毎や担当プロジェクト毎に違った角度からも閲覧・管理ができる。

　Wise Viewerは、直観的で誰にでも分かりやすいユーザビリティーを実現し、アイコンベースの「ドキュメントワークフロー」作成機能を搭載。また、パワフルな文書検索をはじめ、組織内の文書が俯瞰的に閲覧できるため、業務の流れが一目で把握できるようになる。セキュリティ面に関しても詳細なアクセスコントールの設定が可能で、文書のアクセス履歴、更新履歴を徹底的に管理することができる。
知識を残すということは文書で残すということ

TDSI（東興ドキュメントソリューションズ株式会社）代表取締役社長　坂 郷治氏　（写真：更科智子）

　取引会社の機密文書を長年取り扱ってきたことのある同社の坂社長は、文書管理の重要性についてこう語る。

　「文書が命。知識を残すということは、文書で残すということ。文書管理ができてなければそれは資産管理ができていないのと同じ。先輩の知識は文書で残さなければならない。道具に使われるのでなく、道具を真の道具として使いこなし文書管理をWise Viewerでスムーズに実行していきます。」