「販売と内部統制」

　今回は、販売業務プロセスにおいて、内部統制システム構築のポイントをあげていきます。販売業務は収益源泉となりますので、会社の柱となる業務と言えますが、販売業務には、「受注プロセス」と「与信管理プロセス」の大きな流れがあります。

　まず、顧客からの注文を受け（受注）、商品を出荷（サービスの提供）し、代金の請求（請求書作成・発送）をします。そして、代金の回収（売掛金の回収）をします。
受注、出荷、請求、代金回収プロセスの統制
　この受注プロセスの中で、内部統制システムを考えてみます。受注プロセスでは、顧客からの注文通りに納期までに商品を納めることが重要になります。そのためには、注文は発注書や契約書という文面で受けることが原則になります。受注プロセスでの考えられるリスクとしては、注文書と違う商品を発送してしまったり、納期に間に合わなかったり、数量を間違うことがあります。

　与信管理プロセスは、売掛金の回収をしたあとは、売掛債権管理を行い、値引きや返品処理をしていくプロセスを指します。与信管理で想定されるリスクは、新規顧客からの注文に対し、販売条件の設定をせず取引を開始してしまうことと、与信限度を超えた注文を受けてしまうということがあります。

　そして、与信管理においての内部統制システム構築で重要なのは、売掛金の回収です。営業マンは、売ることばかりに奔走し、代金回収まで手が届かないことがあります。そのため、顧客の与信管理は、職務の分掌の意味で、経理や財務の専門担当者が担当すべきでしょう。与信限度枠を超えた取引は、営業マンが、販売管理システムに入力できないアクセス制限を設けることも手段のひとつです。特に新規顧客からの受注を始める前には、十分な顧客調査を行い、与信管理者が与信枠の設定などを明確にすることが求められます。

　出荷業務についてですが、会社は、商品を出荷してはじめて売上を計上できます。出荷担当者は、営業マンが作成した出荷指図書などによって顧客に商品を発送します。出荷漏れをなくすためにも、出荷指図書は連番をつけることも必要です。出荷したあとの返品処理・管理がずさんになると、倉庫担当者が返品在庫を横流し不正の温床となってしまいます。不正防止のためには、返品商品の検品チェック、入庫伝票の起票、倉庫担当者の承認などの規則を設ける工夫が要ります。
売掛金の着服を防ぐ対策必要
　また、請求においては、請求書作成・発送する担当と営業マンは分けることが必要です。売掛金の着服は、受注後、商品を発送しているが、売上を計上せず顧客から回収した金額を着服する、または、売上以上の金額を水増し請求し差額を着服する、ということが考えられます。これらは、営業マンが請求書を作成・発送できないシステムにすれば未然に防げるようになります。社員が回収した売掛金を着服するというリスクに最も有効的な方法は、現金による入金を必ず避け銀行口座へ入金させること、そして、経理や財務担当者など営業担当者以外の人間による売掛金元帳のチェックを徹底することです。そのチェックの際には、長期滞留売掛金の洗い出しが重要になります。

　企業によっては、コンピュータ通信回線で銀行のサービスを使って入金管理を行っているケースもあると思いますが、そのシステムへのアクセス制限やエラーチェックなども重要になってきます。代金の一部が内入れ金として入金されたり、返品、値引きがあり処理が複雑になる場合は、どの請求書にあたるものなのか確認したり、売掛金の消しこみ処理が正しいか厳正にチェックしたりしなければいけません。